여러분 안녕하세요. 알로하입니다.
오늘은 기업법무에서 꼭 필요한 개인정보보호 이슈에 대해 다뤄 보자 합니다.
기업은 여러 경로로 고객, 근로자 등의 개인정보를 수집, 보관하게 되는데요.
채용절차에서도 지원자를 대상으로 학력, 경력과 같은 개인정보를 수집하게 됩니다.
이 과정에서 개인정보보호법을 준수하여야 하는데요. 이에 대해서 살펴 보도록 하겠습니다.
채용지원자 개인정보 수집
개인정보보호법에 따르면, 개인정보를 수집하기 위해서는 개인정보주체(지원자)에게 다음과 같은 내용을 특정하여 알리고 그 동의를 받아야 합니다.
1. 수집․이용 목적
2. 수집 항목
3. 보유 및 이용기간
4. 동의거부 권리가 있다는 사실 및 동의 거부 시 불이익이 있다면 그 내용
따라서 회사가 채용절차에서 지원자들로부터 개인정보를 수집하기 위해서는 지원자들에게 위와 같은 내용을 고지하고 그 동의를 얻어야만 합니다.
(채용절차를 개인정보보호법 제15조 제1항 제4호에 따른 정보주체와의 계약의 체결 및 이행을 위해 불가피한 경우로서 개인정보주체의 동의 없이 개인정보 수집할 수 있는 경우로 해석할 수 있다고 볼 여지도 있으나 이 경우 "직무수행능력을 필요한 최소한 정보"로만 제한되므로, 전반적인 개인정보 수집을 위해서는 지원자의 동의를 받아 두는 것이 안전해 보입니다.
한편, 회사가 지원자들로부터 개인정보를 직접 수집하지 않고, 리크루팅 에이전시가 수집한 정보를 제공받는다면 그 에이전시가 지원자들로부터 개인정보 제3자 제공 동의를 얻은 후, 회사에게 개인정보를 제공하여야 합니다.
회사는 위와 같이 수집 혹은 제공 받은 개인정보를 통하여 지원자의 채용 절차를 진행할 수 있습니다.
채용절차의 공정화에 관한 법률에 따라 수집이 제한되는 정보
다만 위 과정에서도 다음과 같은 정보는, 채용절차공정화법(상시근로자 30인 이상 사업장의 경우 적용)에 따라 동의여부를 불문하고 수집이 제한됩니다.
- 구직자의 용모, 키, 체중 등 신체적 조건
- 구직자의 출신지역, 혼인여부, 재산
- 구직자의 직계 존비속 및 형제자매의 학력, 직업, 재산
채용절차가 끝난 후의 개인정보 보관/폐기
그렇다면 채용절차가 끝난 경우, 회사는 지원자의 개인정보를 어떻게 하여야 할까요?
지원자의 합격 혹은 탈락 여부에 따라 그 관리가 달라질 수 있습니다.
구체적으로 살펴 보면 다음과 같습니다.
탈락자의 경우, 채용절차 종료 시 개인정보 처리 목적이 다하여 원칙적으로 즉시 파기해야 합니다.
만약 그 이후에도 상시 채용 등의 사유로 일정기간 탈락자의 개인정보를 보유하고자 한다면 그 동의를 필수적으로 받아야 할 것입니다.
반면, 합격자의 경우 앞서 말씀드린 개인정보보호법 제15조 제1항 제4호에 따라 근로계약의 체결 및 이행에 필요한 한도 내에서 계속하여 보관이 가능합니다.
감사합니다.